Warum in Zeiten knapper Kassen
Retrokonversionsprojekte?

Bewahren
Erhalt der Informationen trotz Abnutzung/Zerfall der ursprünglichen Informationsträger
Benutzen
Einfacher Zugang zu den Beständen über digitalisierte Findmittel
Veröffentlichen
Die Informationen einem breiten Publikum schnell und unkompliziert zugänglich machen

Archive befinden sich im Wandel, ebenso wie Ihre Nutzer und deren Erwartungen und Wünsche. Infolge dessen ändern sich auch die Aufgaben, die ein Archiv und seine Mitarbeiter zu leisten haben. Dabei wird in letzter Zeit das Schlagwort der Kundenorientierung oft herangezogen. Archive werden heute von ihren Nutzern weitgehend als Dienstleistungseinrichtungen betrachtet, durch die man schnell, zeitlich unabhängig und günstig auf Informationen zugreifen kann. Auf diesen veränderten Anspruch müssen die Archive reagieren, um ihre gesellschaftliche Akzeptanz zu stärken. Das beinhaltet auch die Notwendigkeit einer Präsentation der Archive in der Öffentlichkeit und der Transparenz ihrer Arbeit. Die Verankerung eines Archives im öffentlichen Bewusstsein ist umso bedeutungsvoller, als in Zeiten leerer Kassen jede Einrichtung auf ihre Notwendigkeit hin überprüft wird. Die Bereitstellung von Findmitteln im Internet bietet eine gute Möglichkeit, diesen veränderten Bedingungen Rechnung zu tragen.

Mit Hilfe der Retrokonversion können herkömmliche Findmittel jeder Art zu diesem Zweck entsprechend aufbereitet und zugleich ihre Informationen für die Zukunft erhalten werden. Eine besondere Notwendigkeit hierfür ergibt sich vor allem im Hinblick auf Findmittel, die aufgrund der Bedeutung des verzeichneten Bestandes einer starken Nutzung unterliegen und somit durch Abnutzung und Beschädigung in ihrem Erhalt bedroht sind.

Zwar sind Retrokonversionsprojekte zusätzliche Aufgaben, die das Budget zunächst belasten. Diese Aufgaben und die damit verbundenen Ausgaben sind jedoch nur vorübergehend und genau kalkulierbar, da in kurzer Zeit abgeschlossen. Durch das Konzept der Begleitung dieser Projekte durch Archivare wird der Aufwand für den Auftraggeber so gering wie möglich gehalten, sodass ihm die »Ressource Archivar« für die Kernaufgaben der Erschließung und Benutzungsbetreuung frei bleibt.

Durch den Einsatz und die Nutzung digital erschlossener Findmaterialien bemerken Sie sehr bald eine beträchtliche Effizienzsteigerung Ihrer Arbeit.

- Eine Intranetpräsentation der Bestände erleichtert den Zugriff der Benutzer und der dort tätigen Archivare;

- Umarbeitungen innerhalb der Klassifikation sind möglich und vor allem zeitnah und unaufwendig zu realisieren;

- Ergänzungen zum durch die Findmittel erschlossenen Bestand und Informationen, die bisher nicht aufgenommen sind, können leicht und unkompliziert ergänzt werden, z.B. Nachträge von späteren Aktenzugängen;

- Findmittel im Internet helfen, national wie international neue Nutzergruppen zu erschließen und zu bedienen

- Archivare werden durch die Möglichkeit der Recherche via Internet von den oft zeitaufwendigen schriftlichen Auskünften zu einzelnen Beständen entbunden und erhalten somit mehr Zeit für Erschließungsarbeiten;

- Digitalisierte Findmittel erleichtern die Erstellung von Publikationen des Archivs und dessen Öffentlichkeitsarbeit;

- Die Erfahrungen der Bibliotheken mit der digitalen Erfassung ihrer Findmittel belegen eindringlich, dass der dadurch zu erzielende Nutzen den im Verhältnis geringen Aufwand mehr als rechtfertigt; er zwingt dazu!

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