Unser Referenzprojekt

Im Rahmen eines Projektes der Stiftung Archiv der Parteien und Massenorganisationen der DDR im Bundesarchiv haben wir umfangreiche Findmittel digitalisiert. Wir möchten Ihnen dieses Projekt als Anregung für eigene Projekte vorstellen.

Die Aufgabe

Die Stiftung Archiv der Parteien und Massenorganisationen der DDR bewahrt Archivgut aus den zentralen Leitungsebenen der Parteien, Gewerkschaften und Massenorganisationen der DDR und stellt es zur Nutzung zur Verfügung. Um den Zugang zu diesem Material – für Nutzer wie für Mitarbeiter – zu verbessern, sollten die Findmittel digitalisiert, intern als Arbeitsgrundlage genutzt und online im Internet zur Verfügung gestellt werden. Dabei waren drei Punkte problematisch:

1. der große Umfang der Findmittel macht es unmöglich, diese durch die Archivare parallel zum täglichen Archivbetrieb zu digitalisieren.

2. auf Grund der Überlieferungsgeschichte verfügen die einzelnen Bestände über sehr heterogene Findmittel in Bezug auf Art (Karteien unterschiedlicher Formate, Findbücher) und Qualität (unsystematische Titelbildung, handschriftliche Ergänzungen).

3. die Findmittel sollten nur möglichst kurz aus der Benutzung genommen werden.

Weitere Rahmenbedingungen waren eine Fehlerfreiheit von 99,98% für die allgemeine Texterfassung und die sachliche/hierarchische Zuordnung sowie eine Fehlerfreiheit von 99,995% für die Signaturen.

Die Stiftung Archiv der Parteien und Massenorganisationen der DDR hat in einem ersten Projekt die Editura GmbH in Zusammenarbeit mit der ArchivInForm GmbH mit der Retrokonversion von Findmitteln zu ca. 150.000 Datensätzen beauftragt, die sich auf etwa 143 Beständen bzw. ca. 4.500 lfm. Archivgut beziehen.

Als Zielformat wurden Daten für MidosaXML gewünscht, weil dieses System zur Findbuchredaktion und -erstellung optimal die Bedürfnisse der Stiftung erfüllt. Darüber hinaus erleichtert das verwendetet XML-Format die Übertragung und Konvertierung der Daten gegenüber anderen Datenbanklösungen.

Fazit: Diese Digitalisierung ist technisch und archivfachlich sehr anspruchsvoll.

Wir wollen Ihnen im Folgenden zeigen, wie wir unter Berücksichtigung dieser schwierigen Rahmenbedingungen ein sehr gutes Ergebnis erzielen konnten.


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