Vorbereitung der Karteien und Digitalphotographie

1. Der Prozess im Überblick

Um die Karteien nur kurz aus der Benutzung nehmen zu müssen, erfolgte die Imageerstellung vor Ort in den Räumen des Bundesarchives. In einem ersten Schritt wurden die Karteien nummeriert und in Batches eingeteilt. Imageerstellung und Weiterverarbeitung erfolgte dann batchweise, um handliche Einheiten für die Qualitätssicherung zu haben.


2. Vorbereitung der Karteien

Die Karteikarten wurden vor der Erfassung an einer günstigen, einheitlichen Stelle durchnummeriert (gestempelt), um die Vollständigkeit und die Reihenfolge innerhalb der Karteikästen als auch in der gesamten Ablage zu dokumentieren.


3. Einteilung der zu erfassenden Bestände

Die Karteikarten wurden in den Kästen in Einheiten von je 100 Karten geteilt. Diese Zählung erfolgt unabhängig von den Stempelnummern. Die Trennung zwischen diesen »Einheiten« erfolgt bei Karteikarten mittels speziellen Trennkarten, die auch zusätzliche Informationen tragen.
Die so entstandenen »Batches« waren die Basis für alle folgenden Prüfungen auf Vollständigkeit. Sie gaben die Ordnerstruktur bei der Ablage der Images vor. In jedem Ordner mussten Bilder zu genau 100 Karten (Vorder- und eventuell Rückseiten, Klassifikations- und Trennkarten) liegen.


4. Digitalisierung der Karteikarten mit einer hochauflösenden Digitalkamera

Die Karten wurden mit einer 6-Megapixel-Digitalkamera photographiert, die in einem Reprostativ mit Beleuchtung montiert war. Damit konnten die Karten in ihrem Originalzustand digitalisiert werden. Formatanpassungen oder eine Entmetallisierung waren nicht notwendig. Die Daten wurden von der Kamera auf 1-GByte-Speicherkarten abgelegt. Diese Konfiguration ermöglichte ein hohes Tempo der Digitalisierung bei sehr schonender Behandlung der Vorlagen. Zudem war sie erstaunlich mobil – Raumwechsel waren in weniger als einer Stunde möglich.


5. Protokollführung

Parallel zum Photographieren wurde ein Protokoll geführt, in dem Besonderheiten vermerkt waren, z.B. zusammen geklammerte Karten, Rückseiten, Gliederungspunkte oder besondere Hinweise für die Erfassung. An Hand dieses Protokolles wurde vor dem Überspielen geprüft, ob die Karten eines Batches vollständig erfasst wurden. Zur Erinnerung: In jedem Batch mussten Bilddaten zu genau 100 Karten liegen.


6. Überspielen der Daten


War ein Batch fertig photographiert und stimmte die Anzahl der Photos in der Kamera mit den Werten auf der Protokollkarte überein, wurde die Speicherkarte aus der Kamera entnommen und eine leere Speicherkarte eingelegt. Die Daten von der Speicherkarte wurden mit einem Notebook auf eine externe Festplatte überspielt. Diese Entkopplung des Photographierens von der Datensicherung hat sich in der Praxis sehr bewährt.
Auf dem Notebook wurden die Bilddaten noch einmal stichprobenhaft auf Vollständigkeit und Lesbarkeit geprüft. Am Ende eines Arbeitstages wurden die Daten von der externen Festplatte auf einen Sicherungsserver überspielt und dabei erneut geprüft.

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