Erfassungsanweisung

Vor der Erfassung werden alle Wünsche des auftraggebenden Archivs bezüglich Erfassung, Vereinheitlichung, z.B. von Laufzeiten, und Nichterfassung von Titelbestandteilen aufgenommen. Besonders die Darstellung von Serien wird eingehend diskutiert.
Mit Hilfe dieses Vorwissens werden die Vorlagen beständeweise von unseren Archivaren analysiert. In einer erneuten Kommunikation mit der Stiftung werden bestandsspezifische Einzelfragen geklärt, die sich aus der Analyse ergeben haben.
Der Vorteil dieser Voranalyse und Aufarbeitung ist die Entlastung der Archivare vor Ort. Die zeitaufwendigen Grundsatzerklärungen entfallen. Da die Karteien schon vor der Erfassung auf Besonderheiten einzelner Bestände geprüft und entsprechende Anweisungen formuliert werden, wird der Ablauf nicht durch häufige Nachfragen gestört.
Bei Karteikarten ist es oft nötig, die Gliederungen, die nur durch Zwischenkarten in der Reihenfolge der Karten vorhanden sind, in externer Form zur Verfügung zu stellen. Dadurch wird die Vollständigkeit und der hierarchische Aufbau eines Findmittels schon für die Erfassung aufbereitet, so dass sich der Arbeitsablauf beschleunigt.


Abb: Beispiel für Feldzuweisungen


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