Unser Lösungsweg
Die Vorteile dieses Verfahrens im Überblick

1. Digitalphotos vor Ort im Archiv

- Digitalisierung vor Ort möglich, d.h. Findmittel müssen nur sehr kurz aus der Benutzung genommen werden
- einfache Kommunikation mit den ArchivarInnen bei Problemen
- Beschaffenheit der Karteien (Reiter, Büroklammern, Formate) für Qualität und Quantität unerheblich, Vorlagen werden mechanisch nur minimal belastet
- in allen Phasen der Retrokonversion ist ein Vergleich zwischen Vorlage und Digitalisat möglich
- hohe Mobilität durch Digitalkamera, schnelle Raumwechsel leicht möglich
- hohe Geschwindigkeit, daher wirtschaftliche Image-Erstellung


2. Erfassungsanweisungen durch ArchivInForm GmbH

- Überprüfung und ggfs. Korrektur der Klassifikationen anhand der Findmittel per Autopsie
- Vereinfachung der Kommunikation zwischen Archiv und Dienstleister (»unter Archivaren«) führt zu einer spürbarenen Entlastung der Mitarbeiter im Archiv
- »Übersetzung« fachlicher Anforderungen in allgemein verständliche Anweisungen ermöglicht unseren »nicht-archivarischen« Mitarbeitern in Rumänien die wirtschaftliche Datenerfassung
- Betreuung des Phototeams durch ArchivInForm, nur im Zweifelsfall Inanspruchnahme der Mitarbeiter des Auftraggebers vor Ort


3. Erfassung in einem Spezialbetrieb

- Zuverlässigkeit durch Erfahrung der Erfasser in der Strukturierung von XML-Daten und Erfassung umfangreicher Texte
- Schnelligkeit und zeitnahe Erfassung durch den flexiblen Einsatz sehr vieler Mitarbeiter (150.000 Karteikarten in 24 Wochen)
- Das Retrokonversionsprojekt verursacht kaum Beeinträchtigungen für den Arbeitsalltag der Auftraggeberin; zusätzliches Personal zur Vorbereitung, Betreuung und Kontrolle etc. ist nicht nötig


4. Endkontrolle durch ArchivInForm GmbH

- Sachkompetenz von Archivaren fließt in die Ergebnisse ein
- Aufwand der Prüfung durch Auftraggeber reduziert sich auf ein Minimum
- Trennung von Qualitätskontrolle und Leistungserstellung in Anlehnung an DIN ISO 9001ff. sichert eine hohe Qualität


5. Datenübergabe

- XML als optimales Austauschformat bei der Findbucherstellung und Findbuchredaktion
- Übergabe der Bilddaten in einer einfachen Struktur ermöglicht schnellen und einfachen Zugang zu den »Originalen«
- durch das gewählte Format für Daten und Bücher können die Archivare sofort mit den digitalen Findmitteln arbeiten. Es ist kein weiteres Konvertieren oder Einspielen in Systeme notwendig

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