Glossar

1. Retrokonversion

Retrokonversion bedeutet, die bislang nur auf Papier vorliegenden Daten digital verfügbar zu machen. Um einen vielseitigen Umgang mit den digitalen Daten zu ermöglichen, reicht ein bloßes Scannen der Vorlagen nicht aus. Die Seiten müssen als Text, nach Möglichkeit als Volltext erfasst werden. Zumindest aber muss das gescannte Bild in geeigneter Weise indiziert werden (»Image Indexing«). Je nach Vorgehen und betreffender Vorlage sind im Idealfall alle drei Quellen verfügbar: Volltext, Index und Scann des Originals. Dabei ist darauf zu achten, dass die Daten in einem standardisierten und offenen Dateiformat angelegt werden. Hierdurch kann man die einmal gewonnen Daten für verschiedenartige Anwendungen nutzen.


2. Image

Das Bild einer Karteikarte oder einer Findbuchseite. Images können per Scannen auf einem Flachbett- oder Einzugsscanner oder durch Digitalphotographie entstehen. Wir haben uns für die Digitalphotographie entschieden, weil damit unterschiedlichste Formate und Qualitäten schonend und schnell erfasst werden können.


3. MidosaXML

Ein komfortabler Findbucheditor auf der Basis von XML zur redaktionellen Bearbeitung vollständiger Findbücher einschließlich der Erstellung und Bearbeitung von Einleitung und Vorwort sowie des Layouts der Titelseite und des Index. Die Daten können direkt in MidosaXML erfasst oder aus vorhandenen digitalen Findbüchern importiert werden. Die Ausgabe kann als gedrucktes Findbuch, als WebSite und in diversen anderen Formaten erfolgen. Darüber hinaus können durch Unterstützung von EAD (Encoded Archival Description) die Daten auch international zur Verfügung gestellt werden.


4. XML

(eXtensible Markup Language) ist eine Möglichkeit, Texte und Daten mit zusätzlichen Informationen, so genannten Metadaten, anzureichern. Metadaten können sowohl die Struktur (also z.B. die Unterscheidung von Vorprovenienz und Endprovenienz) beschreiben als auch zusätzliche Informationen (die so nicht im Text stehen, etwa vereinheitlichte Schreibweisen) enthalten. Bei XML werden Tags, Auszeichnungen in spitzen Klammern, in den Text eingefügt. Bestimmte technische Kriterien sichern die formale und technische Fehlerfreiheit. XML ist ein offener Standard, der auf reinen Textdateien basiert. Die so ausgezeichneten Daten sind immer im Klartext und auf allen Computersystemen lesbar. Hierdurch ist die Nutzung der gewonnenen Daten bei breiter Import- und Exportfunktionalität und für verschiedene Datenformate bei internationaler Kompatibilität möglich.


5. DTD


Die DTD definiert die logisch-technische Struktur einer XML-Datei. Sie beschreibt die hierarchischen Beziehungen der Elemente untereinander (»eine Verzeichnungseinheit muss unter einem Gliederungspunkt erfasst werden, nicht aber in der Einleitung des Findbuches«, »eine Signatur darf nicht leer sein«) und gibt an, ob Texte, Verweise usw. im jeweiligen Element stehen sollen. Damit wird das Austauschformat zwischen verschiedenen Anwendungen festgelegt. XML-Daten, die nach der DTD gültig (valide) sind, können mit allen unterstützenden Anwendungen verarbeitet werden. Beispiele im Archivbereich sind die DTDs für MidosaXML und EAD.


6. EAD


(Encoded Archival Description): Archivorientierter Standard für die maschinelle Verarbeitung von Informationen über Fundstellen, im englischsprachigen Raum weit verbreitet. Dieser Standard wird vorwiegend zur Beschreibung von Sammlungen in Bibliotheken, Archiven, Museen, Indizes etc benutzt. Der EAD-Standard wird von der Library of Congress in Zusammenarbeit mit der Society of American Archivists gepflegt. Entsprechend ist der wohl prominenteste Anwender die Library of Congress. Mit einer Veröffentlichung im EAD-Standard erleichtern die Archive die weltweite Benutzung Ihres Bestandes